Databehandleraftale

Parterne indgår denne databehandleraftale i forbindelse med den dataansvarliges brug af platformen Decode Coaching til at understøtte klienters MCT-forløb.

Databehandleren behandler personoplysninger på vegne af den dataansvarlige med henblik på:

• At gennemføre og lagre klientens MCT-sessioner via Decode Coaching-platformen
• At generere AI-støttede resuméer og noter fra sessionerne
• At stille et coach-dashboard til rådighed for den dataansvarlige
• At sende automatiserede notifikationer til klienten (email)

Behandlingen sker udelukkende efter den dataansvarliges dokumenterede instruks. Databehandleren må ikke behandle oplysningerne til egne formål.

Følgende kategorier af personoplysninger behandles:

Registrerede: den dataansvarliges klienter, der gennemgår et MCT-forløb.

Databehandleren anvender følgende underdatabehandlere og oplyser herom:

Databehandleren underretter den dataansvarlige om planlagte ændringer til listen over underdatabehandlere med 14 dages varsel, så den dataansvarlige kan gøre indsigelse.

Databehandleren har implementeret følgende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger:

• Klientdata er tilgængeligt via unikke, tilfældigt genererede session-tokens (ikke forudsigelige ID'er)
• Coach-dashboard er beskyttet med adgangskode
• Al kommunikation sker over HTTPS (TLS)
• Database (Supabase) er placeret i EU med Row Level Security
• Adgang til produktionsdatabasen er begrænset til nødvendig adgang

Den dataansvarlige forpligter sig til at:

• Indhente eksplicit samtykke fra klienter inden forløbet påbegyndes (se samtykkedokument)
• Oplyse klienter om at AI (Anthropic Claude) behandler session-tekst
• Sikre at klienter er informeret om deres rettigheder under GDPR
• Kun anvende systemet med klienter der er egnet til MCT-forløb
• Kontakte Decode (anne@decodeai.dk) ved anmodninger om datasletning eller indsigt

Databehandleren behandler udelukkende personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, medmindre EU- eller national ret kræver anden behandling.

Databehandleren underretter straks den dataansvarlige, hvis en instruks efter databehandlerens vurdering er i strid med GDPR eller anden gældende databeskyttelsesret.

Databehandleren underretter den dataansvarlige uden unødig forsinkelse og senest 72 timer efter at have fået kendskab til et brud på persondatasikkerheden.

Underretning sker til den email den dataansvarlige har opgivet.

Databehandleren bistår den dataansvarlige, i det omfang det er muligt, ved opfyldelse af den registreredes rettigheder: indsigt, berigtigelse, sletning, begrænsning, dataportabilitet.

Kontakt anne@decodeai.dk med specifikke anmodninger. Sletning af klientdata sker inden for 30 dage.

Aftalen er gældende så længe den dataansvarlige anvender Decode Coaching.

Ved aftalens ophør sletter eller tilbageleverer databehandleren alle personoplysninger medmindre EU- eller national ret kræver fortsat opbevaring. Sletning sker senest 30 dage efter ophør, medmindre der er anmodet om tilbagelevering.

Aftalen træder i kraft ved den dataansvarliges første oprettelse af en klient i systemet, eller ved underskrift nedenfor.

Denne aftale kan underskrives digitalt (e-Boks / NemID-underskrift) eller som fysisk kopi. Kontakt anne@decodeai.dk for signeret digital kopi.